30/1/2013 - Indaiatuba - SP

Sistema de arquivo da Secretaria da Fazenda é modelo em tratamento de documentos

da assessoria de imprensa da Prefeitura de Indaiatuba

O Sistema de Informação e Arquivo (Siarf) da Secretaria Municipal da Fazenda é hoje modelo de gestão avançada no manuseio e arquivo de documentação. O projeto de modernização do sistema foi iniciado em 2009, sob a coordenação da arquivista Sílvia Mendes Masson para atender a demanda crescente por maior organização e agilidade, a fim de acompanhar o crescimento da cidade. “Esta é uma secretaria onde os funcionários lidam com enorme quantidade de documentos essenciais e que, muitas vezes, devem ser preservados por muitos anos e enviados ao Arquivo Público Municipal”, conta Sílvia. “Com o progresso de Indaiatuba, passou a ser imprescindível contar com um sistema padronizado e lógico, que possibilitasse a rápida localização das informações entre milhares de documentos”.

Complexo, o projeto de modernização do Siarf envolveu uma série de etapas.”Primeiro desenhamos os processos de trabalho de cada área, enumerando os documentos gerados e construindo fluxogramas. Ao compreender o universo a ser administrado e findo o planejamento, começamos a organização física do arquivo”, diz a arquivista. Foram adquiridas novas estantes móveis, de fácil movimentação, e também pastas brancas, que evitam o amarelamento dos papéis. Todo o arquivo foi registrado em mapas de localização física, com códigos específicos, que tornam a busca mais ágil. A relação de documentos, que possuem ainda cópias digitais de segurança, está disponível inclusive em planilhas eletrônicas.

Silvia ressalta que o controle de circulação dos documentos para evitar extravios foi outra preocupação. “Temos o registro de retirada e devolução com protocolo. Cada documento recebeu uma ficha de tipologia, ou seja, a identificação do seu conteúdo, origem e a tabela de temporalidade, que indica quanto tempo deve permanecer guardado e se deve ser enviado ao Arquivo Público”, destaca. A adaptação dos funcionários foi outra etapa importante. “Muitos achavam que ter que seguir determinados procedimentos em relação à solicitação de informações, consulta ou arquivo de documentos iria engessar o processo ou torná-lo mais moroso. No entanto, com o tempo, as equipes viram que foi exatamente ao contrário e que a modernização do Siarf trouxe mais eficiência ao trabalho de todos, já que os dados podem ser encontrados com maior rapidez, incluindo o atendimento à solicitação de terceiros para a apresentação de documentos pertinentes à gestão dos recursos públicos, seguindo as diretrizes de transparência da pasta”, sublinha Silvia. “Nossa intenção é continuar aperfeiçoando o Siarf, agregando continuamente tecnologia para o melhor tratamento dos documentos, com apoio do Departamento de Informática da Prefeitura, que nos auxiliou desde o início do projeto”, completa.